Apžvalga

Pirmojoje Optimized Print Services etape atliekamas esamos įrangos auditas. Mūsų specialistai išanalizuoja esamą spausdinimo ir kopijavimo infrastruktūrą, darbų sekas ir procesus bei tam skiriamas išlaidas. Taip pat atsižvelgiama ir į keliamus saugumo reikalavimus. Tokiu būdu aptinkamos tobulinimo galimybės bei rekomenduojama konkreti, Jūsų organizacijos poreikius atitinkanti optimizacija.

Konsultavimas: duomenų surinkimas – analizė – optimizavimas

  • OPS duomenis surenka remiantis pateiktais dokumentais ir realiu įrenginių naudojimu
  • OPS duomenų surinkimo ir analizės metu bendradarbiaujama su darbuotojais, kurie aptarnauja ir tiesiogiai naudojasi esamais įrenginiais
  • OPS identifikuoja kasdieninių procesų trūkumus
  • OPS išanalizuoja įrangos ir eksploatacinių medžiagų įsigijimą, atsargų kaupimą bei pasiūlo optimizavimą
  • OPS konsultavimo metu susidaromas realus esamos įrangos vaizdas, identifikuojami reikalingi pakeitimai, patobulinimai ir modernizavimas. Taip pat didelė reikšmė skiriama sąnaudų mažinimui

Duomenų surinkimas

Surenkama informacija apie naudojamą spausdinimo ir kopijavimo įrangą, atliekamų darbų apimtis. Programinės įrangos pagalba 4 savaites stebimi vartotojų spausdinimo įpročiai, realus įrenginių naudojimas. Norint išsiaiškinti specifinius poreikius, suderinus su užsakovu atliekama paskirtų vartotojų apklausa.

Duomenys apie esamą situaciją:

  • Kokios naudojamos sistemos ir tinklai?
  • Kokios išlaidos eksploatacinėms medžiagoms (popieriui, dažomiesiems milteliams, elektros energijai)?
  • Egzistuojantys procesai, spausdinimo, kopijavimo apimtys saugumo lygiai
  • Įrangos įsigijimo politika, investicijos ir nusidėvėjimas
  • Išlaidos programinei įrangai, techniniam palaikymui ir aptarnavimui bei remontui

Analizė

Mes išanalizuojame esamos spausdinimo ir kopijavimo sistemos funkcionalumą ir ekonominį naudingumą. Išmanome ir pažįstame įvairias sistemas, tad identifikuosime suderinamumą bei esamos sistemos potencialą. Taip pat atskirsime efektyvias Jūsų sistemos dalis nuo tų, kurios turi būti tobulinamos ar keičiamos.

Esamos situacijos analizė:

  • Nustatoma kokios sistemos dalys dirba neefektyviai ir neatitinka realių darbuotojų poreikių
  • Įvertinama ar yra pilnai išnaudojami ekonomiški įrenginiai
  • Paskaičiuojamos bendros išlaidos ir kiek vidutiniškai kainuoja esamos sistemos eksploatavimas, t.y. spaudas ar kopija
  • Identifikuojamos galimybės kaip sumažinti aptarnavimui, palaikymui ir remonto organizavimui skiriamą laiką ir lėšas
  • Išanalizuojami dokumentų kūrimo ir apdorojimo procesai ir identifikuojamos šių procesų optimizavimo galimybės

Optimizavimas

Po detalios analizės ir audito, OPS sukuria optimalią spausdinimo ir kopijavimo sistemą, remiantis Jūsų individualiais duomenimis ir darbuotojų poreikiais. Sukuriama lanksti sistema, kuri leidžia ateityje pasiūlyti patobulinimus, pritaikytus besikeičiantiems poreikiams.

Esamos sistemos optimizavimas:

  • Pasiūloma reorganizuota, technologiniu ir ekonominiu požiūriu tinkamiausia sistema
  • Išlaikomos efektyvios esamos sistemos dalys
  • Apskaičiuojama vidutinė optimizuotos sistemos spaudo ar kopijos kaina, eksploatavimo išlaidos – daugumoje organizacijų išlaidos sumažėja apie 20 - 30%
  • Numatomas įrangos išdėstymas patalpų planuose, užtikrinamas įrenginių prieinamumas ir patogumas visiems darbuotojams
  • Automatizuojami įrangos aptarnavimo, priežiūros ir remonto organizavimo procesai
  • Dokumentų kūrimo ir apdorojimo procesų optimizavimui pasiūlomi konkretūs IT sprendimai